Kontakt mit B2B-Shop-Anbietern optimal vorbereiten
Vorbereitung ist der Unterschied zwischen einem produktiven Anbietergespräch und einem, das Sie mit mehr Fragen zurücklässt als davor. Wer gut vorbereitet in Gespräche geht, gewinnt mehr Informationen in weniger Zeit.
1. Unternehmens-Fact-Sheet als Gesprächsgrundlage
Bereiten Sie ein kurzes Fact-Sheet Ihres Unternehmens vor: Branche, Unternehmensgröße, Zielkunden, Sortimentsgröße, aktuelles Bestellvolumen und wichtigste Märkte. Das ermöglicht dem Anbieter, sofort einzuschätzen, ob seine Lösung zu Ihnen passt.
Ergänzen Sie das Fact-Sheet um Ihre aktuelle Systemlandschaft: Welches ERP, CRM und PIM nutzen Sie? Welche Schnittstellen bestehen bereits? Das sind die Informationen, die ein Solution Consultant für eine erste Einschätzung benötigt.
2. Anforderungen strukturiert kommunizieren
Ihre Anforderungen sollten vor dem Gespräch schriftlich vorliegen – idealerweise als priorisierte Liste mit Must-haves und Nice-to-haves. Teilen Sie diese Liste vorab mit dem Anbieter, damit er das Gespräch gezielt vorbereiten kann.
Seien Sie bei den Anforderungen konkret: Nicht "wir brauchen kundenindividuelle Preise", sondern "wir haben 2.000 Kunden mit individuellen Preislisten für 15.000 Artikel, die täglich aus SAP aktualisiert werden".
3. Fragenkatalog vorbereiten
Ein guter Fragenkatalog deckt mehrere Bereiche ab: Funktionsumfang (Was kann das System nativ?), Architektur (API-first?), Implementierung (Welche Ressourcen werden auf unserer Seite benötigt?), Referenzen und Kosten (Wie setzt sich die Lizenzierung zusammen?).
Stellen Sie auch Fragen zu Schwächen: "Für welche Anwendungsfälle ist Ihre Lösung nicht die beste Wahl?" – Ein ehrlicher Anbieter antwortet darauf, ein vertriebsorientierter nicht.
4. Demo-Szenarien definieren
Wenn das erste Gespräch in eine Demo mündet, definieren Sie vorab konkrete Demo-Szenarien. "Zeigen Sie uns bitte, wie ein Einkäufer mit Budgetlimit einen Artikel bestellt, der eine Genehmigung erfordert" ist wertvoller als eine Standard-Demo.
Demo-Szenarien sollten reale Situationen aus Ihrem Geschäftsalltag widerspiegeln. Bereiten Sie 3-5 Szenarien vor und kommunizieren Sie diese mindestens 3 Tage vor dem Termin an den Anbieter.
5. Interne Teilnehmer für das Gespräch festlegen
Wer nimmt am Anbietergespräch teil? Zu wenige Teilnehmer bedeuten, dass Anforderungen aus einzelnen Abteilungen nicht vertreten sind. Zu viele machen das Gespräch unübersichtlich.
Empfehlenswert: 3-5 Personen. Ein Gesprächsführer, ein fachlicher Vertreter, ein technischer Vertreter und optional ein Entscheider aus der Geschäftsführung, wenn strategische Themen besprochen werden.
Fazit
Investieren Sie 2-3 Stunden in die Vorbereitung eines Anbietergespräch – es zahlt sich mehrfach aus. Sie gewinnen mehr und qualitativ bessere Informationen, erkennen schneller, ob ein Anbieter passt, und sparen Zeit im Gesamtevaluierungsprozess.